Approval Management menangani proses persetujuan berbagai transaksi dalam Syshab. Materi menunjukkan enam jenis approval, beberapa status approval, proses approval melalui web dan aplikasi Android, serta Transaction Monitoring untuk melihat history status approval. Pengguna dapat melakukan approval dengan memilih Approved, Pending, atau Reject, sementara transaksi yang melibatkan lebih dari satu approver dapat berada pada status On Progress sampai proses approval yang diperlukan selesai. Materi juga memberikan contoh langsung proses approval untuk Material Request, Purchase Requisition, dan Purchase Order.
Apa Itu Approval Management?
Approval Management merupakan modul yang digunakan untuk menangani proses persetujuan transaksi. Materi halaman 246–258 menunjukkan jenis transaksi yang dapat diproses melalui approval, status approval, akses melalui web, akses melalui aplikasi Android, serta monitoring riwayat approval.
Fitur Approval Management
Materi mencantumkan enam jenis approval:
Status Approval
Approval Management memiliki beberapa status transaksi.
Not Yet Approved
Transaksi yang baru di-release dan belum ada yang melakukan approval.
Approved
Transaksi sudah disetujui dan dapat dilanjutkan ke transaksi atau approval berikutnya.
Pending
Transaksi berada pada status pending karena suatu hal dan belum dapat dilanjutkan ke transaksi berikutnya.
Reject
Transaksi ditolak dan transaksi tersebut selesai sehingga tidak dilanjutkan ke transaksi berikutnya.
On Progress
Status ini digunakan ketika transaksi melakukan approval oleh lebih dari satu orang, kemudian satu atau lebih orang sudah melakukan approval tetapi masih terdapat approval yang belum dilakukan.
Approval melalui Web
Login Web Approval
Untuk menggunakan Web Approval, pengguna login menggunakan Username dan Password Syshab. Alamat URL terdapat pada email notifikasi yang dikirimkan, dan email tersebut disetting sesuai dengan username yang melakukan approval.
Outstanding Approval
Setelah masuk, pengguna memilih transaksi yang akan dilakukan proses approval. Kolom Outstanding berisi transaksi yang belum dilakukan proses approval.
Melakukan Approval
Pengguna memilih radio button:
Kemudian proses dapat dilanjutkan dengan tombol Save. Tombol Back digunakan untuk membatalkan proses approval.
Approval melalui Aplikasi Android
Selain melalui web, materi menunjukkan proses approval menggunakan aplikasi Android Syshab Approval.
Instalasi Aplikasi
Pengguna masuk ke Play Store Android, kemudian mencari “Syshab”. Setelah aplikasi Syshab Approval muncul, pengguna memilih aplikasi tersebut dan melakukan instalasi.
Login Syshab Apps
Setelah aplikasi terpasang, pengguna memasukkan Serial Number yang diberikan oleh Tim Syshab, kemudian login menggunakan Username dan Password Syshab.
Outstanding Approval
Pada aplikasi Android terdapat menu Outstanding Approval. Menu tersebut menampilkan transaksi yang membutuhkan proses approval.
Materi juga menunjukkan pengguna dapat melihat:
Transaction Monitoring
Approval Management juga menyediakan Transaction Monitoring.
Menu ini digunakan untuk melihat status history approval transaksi yang sebelumnya telah dibuat oleh masing-masing User.
Status yang ditampilkan dalam materi meliputi:
Approval Material Request
Materi halaman 256 menunjukkan proses approval untuk Material Request (MR).
Pengguna memilih transaksi yang akan diproses. Jika ingin melihat detail, pengguna dapat memilih detail transaksi.
Selanjutnya pengguna memilih:
Kemudian klik Submit dan Save untuk menyelesaikan proses approval transaksi MR.
Approval Purchase Requisition
Materi halaman 257 menunjukkan proses approval untuk Purchase Requisition (PR).
Pengguna memilih transaksi yang akan diproses, dapat melihat detail transaksi, kemudian memilih status:
Setelah itu klik Submit dan Save untuk menyelesaikan proses approval transaksi PR.
Approval Purchase Order
Materi halaman 258 menunjukkan proses approval untuk Purchase Order (PO).
Pengguna memilih transaksi yang akan diproses, dapat melihat detail transaksi, kemudian memilih:
Selanjutnya proses approval diselesaikan dengan Submit dan Save.
Fitur Approval Management
Approval Management mencakup:
Jenis Approval
- Approval User Request
- Approval Material Request
- Approval Purchase Requisition
- Approval Purchase Order
- Approval Unit Mutation
- Approval Payment Request
Status Approval
- Not Yet Approved
- Approved
- Pending
- Reject
- On Progress
Platform
- Web Approval
- Aplikasi Android Syshab Approval
Monitoring
- Outstanding Approval
- Pending Approval
- Reject Approval
- Transaction Monitoring
- History Approval
Contoh Proses Approval
- Approval MR
- Approval PR
- Approval PO
